Die Möglichkeit, mit  „Bedingten Formatierungen“ zu arbeiten, gibt es seit Excel 97. Sie bedeutet nichts anderes, als dass Sie für eine Zelle oder einen Bereich von Zellen eine bestimmte Bedingung festlegen. Ist diese erfüllt, erhalten die Zellen eine bestimmte Formatierung, die Sie festlegen können. Für Excel 2007 haben wir einige Bespiele zusammengestellt, die Sie als PDF kostenlos herunterladen können. Sie brauchen lediglich einen PDF-Reader.

Allgemeine Beispiele, in denen bedingte Formatierung zum Einsatz kommen kann:

  • In einer Reisekosten-Übersicht werden auch die Preise für Übernachtungen erfasst. Liegen diese über einem Tagessatz von 100 Euro, sollen diese Zellen in roter Farbe hervorgehoben werden. Das funktioniert mit einer bedingten Formatierung ganz einfach und automatisch, ohne dass Sie solche Zahlen von Hand einfärben müssen.
  • Bei einer Auswertung von Prüfungsergebnissen werden alle Teilnehmer, deren Ergebnis unterhalb einer festgelegten Punktzahl liegt, mit einem Farbhintergrund versehen, damit sie sofort ins Auge fallen. Auch dies gehört zu den einfachen Aufgaben einer bedingten Formatierung.

Viele Änderungen bei Excel 2007:

Wer die Excel-Versionen ab 97 bis 2003 kennt und schon einmal die bedingte Formatierung eingesetzt hat, wird sich bei Excel 2007 ein wenig umstellen müssen:

  • Zum einen ist der Aufruf dieser Funktion neu gestaltet. In den folgenden ausführlicheren Beispielen wird dieser immer genau beschrieben.
  • Zum zweiten ist in Excel 2007 die Beschränkung auf drei Bedingungen, die gleichzeitig zum Einsatz kommen konnten, endlich aufgehoben. Sie können jetzt beliebig viele „Regeln“ verwenden. Beachten Sie aber dazu unbedingt den Kasten „Mögliche Fehlerquellen“ auf Seite 2.
  • Zum dritten lassen sich nun viele neue interessante grafische Elemente für die Darstellung verwenden, etwa Datenbalken oder Ampelsymbole.

Im PDF-Dokument Bedingte Formatierung mit Excel 2007 (2400), das Sie hier kostenlos herunterladen können, lesen Sie einige Beispiele für den Einsatz der bedingten Formatierung. Mit Excel 2007 ist diese Funktion sehr einfach zu handhaben – viele Standardbedingungen sind bereits vorhanden und lassen sich mit einem Mausklick auswählen. Da Sie aber auch Formeln nutzen können, haben Sie ein ungemein mächtiges und flexibles Werkzeug zur Hand, das sämtliche in Excel integrierten Funktionen verwenden kann.

Mögliche Fehlerquellen:

Oft verhindern Kleinigkeiten, dass eine bedingte Formatierung korrekt angewendet werden kann und in einer Tabelle sichtbar wird:

  • Haben Sie mehrere Bedingungen festgelegt? Falls zum Beispiel die erste und die zweite Bedingung für eine Zelle oder einen Zellenbereich gleichzeitig erfüllt sind, wendet Excel nur die Formatierung für die erste zutreffende Bedingung an. Die zweite wird dann ignoriert. Ein solches Beispiel werden Sie bei den Ampelsymbolen kennenlernen.
  • Gleiches gilt, wenn sich Bedingungen überschneiden. Auch dann wird nur die erste zutreffende Bedingung erfüllt.
  • Ein häufiger Fehler ist die Verwendung von relativen statt absoluten Zellbezügen. Falls sich die Zellbezüge geändert haben, funktioniert die bedingte Formatierung nicht mehr wie geplant.

Ähnliche Beiträge:

Gilt für: