Die Funktion SVERWEIS: Wenn ich schon mit dem Computer arbeite, will ich damit auch möglichst viel Arbeit sparen – zum Beispiel, indem ich Eingaben nicht selbst mache, sondern Excel eintragen lasse, was möglich ist.

In unserer kleinen Beispiel-Videoausleihe haben wir bislang zwei Tabellen, einmal “Kunden” mit den Stammdaten, einmal “Ausleihen” mit den aktuellen Ausleihdaten. Aufgabe diesmal soll es sein, dass Excel in der Ausleihtabelle den vollständigen Namen des Ausleihers (siehe auch Teil 3) einträgt, sobald ich die Kundennummer eintippe – die Daten liegen ja schließlich schon in der Tabelle “Kunden” vor. Das lässt sich mit der Funktion SVERWEIS auch sehr elegant lösen.

Die Funktion funktioniert nach einem recht einfachen System, auch wenn sie auf den ersten Blick recht kompliziert aussieht:

a) Man nimmt einen Vergleichswert – in unserem Fall die Kundennummer in der Tabelle “Ausleihen”.

b) Nach diesem Vergleichswert wird in einem anderen Bereich oder in einer anderen Tabelle gesucht – in unserem Fall die gesamte Kunden-Tabelle.

c) Findet  die Funktion den Vergleichswert, gibt man noch an, welchen Zellinhalt die Funktion aus der Kundentabelle in die Ausleih-Tabelle zurückliefert. Dazu wird dann die Zahl der Spalten nach rechts angegeben – hier bis zur Spalte, in der der vollständige Name des Kunden steht.

d) Und um Schönheitsfehler wie Fehlermeldung bei nicht vorhandenen Kundennummern zu vermeiden, wird alles wieder mal in eine einfach WENN-Abfrage gesteckt.

Genug der Theorie, jetzt zur Praxis:

In der Ausleih-Tabelle soll der vollständige Kundenname in Zelle B5 eingetragen werden, sobald in A5 eine Kundennummer eingetippt wird. Dazu brauchen wir grundsätzlich folgende Formel, die im Anschluss noch einmal erläutert wird:

=SVERWEIS(A5;Kunden!$A$6:$J$30;10)

Im Detail: Wir haben hier drei Argumente der Funktion. Das erste ist der Vergleichswert, also die Kundennummer in A5. Als nächstes folgt der zu durchsuchende Bereich. Der liegt aber in einer anderen Tabelle, die also hier mit dem Tabellennamen “Kunden!” genannt wird – das Ausrufezeichen ist hier als Trennung des Tabellennamens und des nachfolgenden Zellenbereichs zwingend vorgeschrieben.

Direkt nach dem Ausrufezeichen wird der Bereich angegeben. Da wir die Formel nur einmal eintippen und dann nach unten kopieren wollen, müssen wir verhindern, dass sich die Zellbezüge beim Kopieren ändern. Also werden absolute Bezüge, erkenntlich an den Dollarzeichen, verwendet.

Das dritte Argument, hier “10″, gibt an, zu welcher Spalte von der äußerst linken Spalte aus gesehen nach rechts gegangen werden soll, um einen dort vorhandenen Eintrag zu übernehmen. Im Beispiel wird ja in Spalte A der Kunden-Tabelle nach dem Vergleichswert gesucht – in Spalte J steht der vollständige Name, das ist also die zehnte Spalte von links.

Um jetzt aber keine Fehlermeldungen zu sehen, falls noch gar keine Kundennummer vorhanden ist, verpacken wir die Funktion noch in eine WENN-Abfrage, die so lautet:

=WENN(A5="";"";SVERWEIS(A5;Kunden!$A$6:$J$30;10))

Diese Formel kopieren Sie nun in Spalte B nach unten. Sobald Sie in A5 eine (in der Kunden-Tabelle vorhandene) Kundennummer eingeben, wird der vollständige Namen sofort eingeblendet. Praktisch: Nur noch den Titel und den Typ müssen Sie jetzt noch eintippen, den Rest erledigt Excel für Sie…

Hinweis: Mit dem Funktionsassistenten lassen sich die Argumente auch per Mausklick auswählen – allerdings verwendet der Assistent standardmäßig nur relative Bezüge bei der Matrix, so dass Sie dann noch die absoluten Bezüge mittels Ergänzung der Dollarzeichen von Hand vornehmen müssen.

Rückblick zu den bisherigen Teilen:
Teil 1
Teil 2
Teil 3

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Gilt für: Excel 2000, 2002, 2003, 2007