Bei der Erfassung von Daten in einer Excel-Tabelle wollen Sie doppelte Datensätze vermeiden. Statt nachträglich danach zu suchen, möchten Sie doppelte Werte in einer bestimmten Spalte sofort während der Eingabe erkennen.

Nutzen Sie dazu die Funktion zur Überprüfung der Gültigkeit von Daten. Zunächst markieren Sie die gewünschte Spalte für die Dateneingabe, indem Sie auf den Spaltenkopf klicken. Grundsätzlich können Sie auch andere Bereiche für die Dateneingabe vorsehen, müssen dann aber die Bereichsdefinition in der Formel anpassen. Öffnen Sie nun “Daten | Gültigkeit” und aktivieren Sie das Register “Einstellungen”. Im Kombinationsfeld “Zulassen” wählen Sie die Einstellung “Benutzerdefiniert”. Außerdem muss die Option “Leere Zellen ignorieren” aktiviert sein. Klicken Sie nun in das Feld “Formel”, um die Prüfbedingung einzugeben. Dort verwenden Sie die Funktion ZÄHLENWENN, um die Häufigkeit eines bestimmten Wertes in der gegebenen Gesamtheit zu ermitteln. Eine Eingabe ist nur gültig, wenn dieser Wert noch nicht vorhanden ist. Die Anzahl seines gesamten Auftretens muss insgesamt also kleiner als “2″ sein.

Für die Funktion ZÄHLENWENN benötigen Sie zwei Argumente. Zunächst definieren Sie den Bezugsbereich der Daten, also Ihre Eingabespalte. Verwenden Sie dazu für die erste Spalte den Ausdruck “$A:$A”. Als zweites Argument übergeben Sie den zu prüfenden Wert aus der aktuellen Zelle. Wenn Ihr markierter Eingabebereich die gesamte Spalte A ist, geben Sie hier “A1″ ein. Die vollständige Formel lautet dann:

=ZÄHLENWENN($A:$A;A1)<2\"

Excel passt die Bedingung bei der Eingabe automatisch für die anderen markierten Zellen an. Aktivieren Sie nun das Register “Fehlermeldung”. Wenn Excel bei einem erkannten doppelten Eintrag eine Meldung ausgeben soll, stellen Sie das Kombinationsfeld “Typ” auf “Warnung”. Geben Sie anschließend rechts daneben den Text ein, der in der Meldung angezeigt werden soll, und klicken Sie auf “OK”.

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Gilt für: Excel 97, Excel 2000, Excel XP, Excel 2003