Excel-Kurs Teil 1: Listen ohne Doppelgänger. An dieser Stelle wollen wir Ihnen nach und nach einige Grundfunktionen von Excel etwas ausführlicher vorstellen. Die einzelnen Teile verwenden dabei eine Ausgangstabelle für eine Auswahlliste. Diese lönnen Sie auch später als Vorlage herunterladen und als Basis für eigene Projekte verwenden.

Es kommt häufig vor, dass man mit einer Excel-Tabelle eine Liste zusammenstellen muss, etwa eine Mitgliederliste im Verein. Dabei ist es wichtig, darauf zu achten, dass in wichtigen Spalten, etwa den Mitgliedsnummern, keine Duplikate vorkommen – ganz besonders, wenn eine solche Liste von mehreren Personen gepflegt wird.

Aktive Warnmeldung bei doppelter Kundennummer

Anhand einer kleinen Beispieltabelle für einen Video-Ausleih werden wir Ihnen nun in verschiedenen Beiträgen und nach und nach einige interessante Funktionen von Excel im Detail vorstellen – hier starten wir mit einer Duplikatsprüfung bei den Kundennummern. Das Beispiel wird anhand von Excel 2002 gezeigt.

1. Um doppelte Einträge zu vermeiden, legen Sie für den Bereich, in dem neue Einträge angelegt werden, eine Gültigkeitsprüfung fest. Im Beispiel haben wir der “Kundennummer” in Spalte A zuvor ein benutzerdefiniertes Zahlenformat in der Form “00000″ zugewiesen, um zum einen die Eingabe zu erleichtern, zum anderen um eine bessere Übersichtlichkeit zu erhalten.

Kundennummer mit 5 Ziffern

2. Markieren Sie nun den Bereich, in dem die Gültigkeitsprüfung wirksam werden soll. Im Beispiel verwenden wir dazu, um alles überschaubarer zu gestalten, lediglich den Bereich A6 bis A30.

3. Öffnen Sie nun das Menü “Daten” und wählen darin den Befehl “Gültigkeit”. Das Fenster “Gültigkeitsprüfung” öffnet sich. Bei Excel 2007 führt der Weg übrigens über “Daten”, “Datenüberprüfung” und erneut “Datenüberprüfung”.

4. Öffnen Sie durch Klick auf den Pfeil bei “Zulassen”, und wählen Sie in der Liste den Eintrag “Benutzerdefiniert”. Ein weiteres Feld “Formel” wird damit sichtbar.

Gültigkeitsprüfung vorbereiten

5. In dieses Formelfeld geben Sie nun exakt folgende Formel ein:

=UND(ISTZAHL(A6);ZÄHLENWENN($A$6:$A$30;A6)<=1)

Beachten Sie, dass wir hier für die Bezüge natürlich unsere Beispieltabelle genommen haben, in der in Zelle A6 die erste Kundennummer, in Zelle A30 die letzte stehen würde. Die Bezüge müssen Sie also auf Ihre eigene Tabelle anpassen.

6.  Wechseln Sie im Fenster per Klick auf die Registerkarte “Fehlermeldung”. Geben Sie einen Titel für den Fehlermeldung und einen entsprechenden Hinweistest ein. Schließen Sie das Fenster mit “OK”.

Hinweistext anlegen: Das Ergebnis ist im ersten Bild zu sehen.

Hinweis: Ganz wichtig ist es, den Suchbereich innerhalb der Funktion ZÄHLENWENN mit absoluten Bezügen anzugeben, also mit Verwendung der Dollarzeichen.

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Gilt für: Excel 2000, Excel 2002, Excel 2003, Excel 2007