An einer kleinen Vereinsverwaltung zeigen wir Ihnen, wie Sie sich in Excel dank der integrierten Funktionen Arbeit und überflüssige Eingaben ersparen können. Die Beispieltabelle können Sie sich auch herunterladen.

In  einem Tabellenblatt (“Stammdaten”) ein paar Grunddaten wie Vorname, Name, Abteilung, Altersklasse und Jahresbeitrag zusammengestellt. Auf einem zweiten Tabellenblatt (“Beiträge”) haben wir die Beiträge der vorhandenen Abteilungen nach Altersklasse eingetragen. Auf diese Daten wollen wir nämlich auf dem Blatt “Stammdaten” zurückgreifen, um möglichst wieder überflüssige Eingaben zu vermeiden.

Mini-Vereinsverwaltung mit Excel

Die Beiträge inklusive der Überschriften auf dem Blatt “Beiträge” liegen im Bereich A3 bis C12 vor. Unser Ziel ist es, auf dem Blatt “Stammdaten” die Abteilung und die Altersklasse wie Junior oder Senior einzutippen – und Excel schaut dann im Blatt “Beiträge” nach dem zugehörigen Jahresbeitrag und trägt ihn dann selbst ein.

Um diese Aufgabe zu erfüllen, brauchen wir zwei Abfragen: Einmal muss ja die eingetippte Altersklasse verglichen werden, zum anderen die eingetippte Abteilung. Daraus soll Excel aus der Beitragstabelle dann den richtigen Jahresbeitrag ermitteln. Dazu benötigen wir eine verschachtelte Funktion.

Hinweis: Wenn Sie nicht unsere Beispieltabelle verwenden, passen Sie die Zellbezüge entsprechend in den Formeln an.

1. Klicken Sie im Beispiel in die Zelle  E7, in der die Formel zur Ermittlung des ersten Jahresbeitrags kommen soll. Die Eingabe der Formel müssen wir nur einmal vornehmen, da wir dann die Formel nach unten kopieren.

2. Geben Sie folgende Formel in einer einzigen Zeile ein (siehe auch Bild unten) – weil sie so lang ist, haben wir sie hier in drei Zeilen aufgeteilt. Tippen Sie also nach dem Semikolon der ersten und zweiten Zeile gleich weiter:

=WENN(D7="Junior";
SVERWEIS(C7;Beiträge!$A$4:$C$12;2;FALSCH);
SVERWEIS(C7;Beiträge!$A$4:$C$12;3;FALSCH))

So funktioniert die Formel:

Zuerst kommt eine WENN-Abfrage, die auf die Altersklasse prüft – dann folgen im Stil “Wenn … Dann … Sonst” die weiteren Abfrage:

=WENN(D7="Junior";

Die ermittelt zunächst, ob als Altersklasse der Eintrag “Junior” vorgenommen wurde. Falls das der Fall ist, kommt (“Dann …) die erste SVERWEIS-Funktion zum Einsatz:

SVERWEIS(C7;Beiträge!$A$4:$C$12;2;FALSCH);

Die merkt sich den jetzt den Eintrag, der in C7 steht – die Abteilung -, und schaut im Tabellenblatt “Beiträge” nach, ob es diese Abteilung in der Spalte A dort gibt. Natürlich gibt es sie, daher wird nachgeschaut, welcher Jahresbetrag in Spalte B, die zu “Junior” gehört”, zu dieser Abteilung gehört. Das ist der Parameter “2″.

Noch einmal: Dies geschieht bislang nur dann, wenn als Altersklasse “Junior” vorhanden ist. Im Beispiel steht dort aber “Senior”. Daher gibt es ja in der WENN-Abfrage die so genannte “Sonst…”-Reaktion. Die besteht wieder aus einer SVERWEIS-Funktion: Diese schaut ebenfalls nach, was als Abteilung in den Stammdaten vorhanden ist (in Zelle C7), schaut in die Beitragstabelle und merkt sich diesmal den zur Abteilung zugehörigen Jahresbeitrag für Senioren – daher als Parameter “3″, also die dritte Spalte:

SVERWEIS(C7;Beiträge!$A$4:$C$12;3;FALSCH))

Hinweis 1: Ihnen ist sicherlich aufgefallen, dass wir die Zellenangaben der Beitragstabelle in absoluten Bezügen, also mit vorangestelltem Dollarzeichen, geschrieben haben. Grund: Da wir die Formel kopieren wollen, würden sich ohne absolute Bezüge die Zellenangaben mitverändern – das darf aber nicht passieren.

Hinweis 2: Sicher ist Ihnen zusätzlich aufgefallen, dass die Funktion SVERWEIS hier plötzlich vier statt drei Parameter enthält. Der vierte Parameter “FALSCH” ist hier notwendig, um exakte Übereinstimmungen zu erhalten – andernfalls kann es zu falschen Ergebnissen führen.

3. Ist die Formel eingegeben und mit der Eingabetaste bestätigt, wird der exakte Jahresbeitrag eingetragen. Nun kopieren wir die Formel nach unten – fertig.

Beachten Sie bitte, dass zum Beispiel bei Ergänzung weiterer Abteilungen auf dem Blatt “Beiträge” der Bezug innerhalb der SVERWEIS-Funktion angepasst werden muss.

Die bisherige Excel-Tabelle können Sie hier herunterladen: Vereinsverwaltung Teil 1 (1008)

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