Regelmäßige Besprechungen sind in vielen Jobs gang und gäbe. Zum Einladen der Teilnehmer verwenden Sie meist den gleichen Wortlaut in den E-Mails – doch das Kopieren aus alten Nachrichten in neue ist mühsam.

Wenn Sie Word als E-Mail-Editor einsetzen, können Sie E-Mails aus Textbausteinen aufbauen. In Outlook 2007 ist Word standardmäßig als Editor aktiviert, bei Outlook 2003 kann diese Konstellation nachträg lich eingerichtet werden: Dazu öffnen Sie “Extras | Optionen” und aktivieren in dem gleichnamigen Dialog auf dem Register “E-Mail-Format” die Option “E-Mail mit Microsoft Office Word 2003 bearbeiten”.

Textbausteine festlegen: Zum Definieren von Textbausteinen klicken Sie auf das Symbol “Neue E-Mail-Nachricht” und schreiben die Textpassage für den Baustein. Dann markieren Sie den gewünschten Text und öffnen mit “Einfügen | AutoText | Neu” den Dialog “AutoText erstellen”. Tragen Sie im Eingabefeld einen Namen ein, mit dem Sie den Textbaustein jederzeit wiederfinden. Bestätigen Sie mit “OK”.

Textbausteine verwenden: Für den Einsatz von Textbausteinen gibt es mehrere Möglichkeiten. Positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle zum Einfügen und öffnen Sie zum Beispiel “Einfügen | AutoText”. Neben “AutoText” und “Neu” sehen Sie diverse Untermenüs für Kategorien wie “Anrede” und “Betreffzeile”. Die selbst definierten Textbausteine finden Sie zunächst in der Kategorie “Standard”. Zum Einfügen öffnen Sie das gewünschte Untermenü und wählen darin das passende Element. Sie können aber auch den Titel des Bausteins direkt in die Nachricht schreiben. Sobald Outlook ihn als solchen erkennt, bietet es den gespeicherten Text zum Übernehmen an. Mit [F3] oder [Enter] fügen Sie den Text ein. Wenn Sie einfach weitertippen, verwirft das Programm den Vorschlag. Eine letzte Möglichkeit, auf die verschiedenen Befehle und Textbausteine zuzugreifen, bietet die Symbolleiste “AutoText”. Sie öffnen diese, indem Sie mit der rechten Maustaste neben eine sichtbare Symbolleiste klicken und im Kontextmenü den Eintrag “AutoText” aktivieren.

Hinweis: Mit “Einfügen | AutoText | Auto-Text” erreichen Sie den Dialog “AutoKorrektur in E-Mail”. Hier können Sie auf der Registerseite “AutoText” existierende Textbausteine löschen, indem Sie in der Liste den Eintrag markieren und “Löschen”. Bei Outlook 2007 finden Sie in einer neuen Nachricht die Befehle für Bausteine im Register “Einfügen” der Multifunktionsleiste. Textbausteine heißen dort Schnellbausteine. Sobald Sie auf das gewünschte Symbol klicken, präsentiert Outlook in einem Menü den Befehl “Auswahl in Schnellbaustein-Katalog speichern” und alle vorliegenden Textbausteine zum Einfügen.

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Gilt für: Outlook 2003, 2007