Eingehende Outlook-Nachrichten automatisch in verschiedenen PST-Dateien speichern
Für die Korrespondenz mit unterschiedlichen Empfängern wie Freunden und Geschäftspartnern besitzen Sie mehrere E-Mail-Adressen. Bislang landen alle vermischt im Outlook-Posteingang – das ist ärgerlich.
Sie können Outlook anweisen, die Nachrichten abhängig von der Sende-Adresse getrennt in verschiedenen PST-Dateien abzulegen. Das vereinfacht auch das Archivieren der unterschiedlichen E-Mails.
Starten Sie Outlook und öffnen Sie “Extras | Kontoeinstellungen”. In der Liste der eingerichteten Konten markieren Sie die E-Mail- Adresse, deren eingehenden Nachrichten Outlook künftig automatisch in eine neue PST-Datei ablegen soll. Dann klicken Sie auf “Ordner wechseln”. Im folgenden Dialog können Sie entweder den “Posteingang ” einer bereits vorhandenen und geöffneten PST-Datei als Ablageordner für eintreffende Nachrichten auswählen oder eine “Neue Outlook-Datendatei” erzeugen und mit dem Konto verbinden. Wenn Sie eine neue PST-Datei anlegen, wählen Sie im nächsten Dialog noch den Speichertyp und klicken Sie auf “OK”. Im Fenster “Outlook- Datendatei erstellen und öffnen” definieren Sie den Speicherort für die neue Datendatei und die gewünschte Bezeichnung als “Dateiname “. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit “OK”. Tragen Sie im Dialog “Persönliche Ordner erstellen” unter “Name” die Bezeichnung ein, die Outlook später in seiner Navigationsleiste verwenden soll. Wenn gewünscht vergeben Sie im gleichnamigen Bereich noch ein “Kennwort”. Beenden Sie abschließend alle geöffneten Dialoge mit “OK” oder “Schließen”. Wiederholen Sie die Schritte, wenn Sie weitere Konten mit separaten PST-Dateien verknüpfen möchten.
Achtung:
Durch die veränderte Konfiguration speichert Outlook künftig empfangene Nachrichten der unterschiedlichen Konten in den angegebenen Datendateien. Zum Versand nutzt die Anwendung jedoch weiterhin das Standard-E-Mail-Konto – wenn Sie nicht in der E-Mail ein anderes Sendekonto auswählen. Denken Sie daran, dass Sie bei einer Datensicherung oder dem Wechsel auf einen anderen Rechner alle angelegten PST-Dateien übernehmen.
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Gilt für: Outlook 2007
Hallo.
Ich habe das umgekehrte Problem.
Ich habe OL 2010 neu installiert und es wurden je Konto eine separate pst-Datei angelegt – zusätzlich zu meiner bisherigen outlook.pst.
Wie kann ich verhindern, dass künftig diese Separierung der E-Mails stattfindet.
Ich habe mein eigenes Regelwerk und möchte, dass Outlook zunächst alle Emails in der Standard outlook.pst abhandelt.
Beste Grüße
Rolf D. Bieck
(o8177 93030)
Sind in Outlook 2010 mehrere Mailadressen eingerichtet, die etwa über POP3 laufen, wird bei der Einrichtung für jedes Konto eine eigene Datendatei eingerichtet. Man findet dann die verschiedenen PST-Dateien im Ordner “Benutzer | [Benutzername] | Eigene Dokumente | Outlook-Dateien”.
Jedes Konto wird dann auch getrennt in der linken Übersicht angezeigt, das heißt, Mails für dieses Konto sind dann auch nur beim entsprechenden Konto zu finden. Das kann verwirrend sein und erschwert die Übersicht.
Es ist aber möglich, alle eingehenden Mails automatisch einem Konto, also einer Datendatei, zuzuordnen, so dass alle neuen Mails nur noch dort zu sehen sind und so auch mit einer gemeinsamen Regel bearbeitet werden können. Die Funktion findet man so:
1. Auf “Datei”, Kontoeinstellungen” und noch einmal “Kontoeinstellungen” klicken.
2. Im Register “E-Mail” eine Mailadresse markieren und dann unten auf “Ordner wechseln” klicken. Nun lässt sich die gewünschte Datendatei wählen, etwa “Outlook.pst”.
3. Das für alle weiteren Mailadressen wiederholen. Anschließend landen neue Mails automatisch im ausgesuchten Mail-Konto (das hier im Beispiel durch Outlook.pst verwaltet wird).
Ich möchte mir gerade die Aktivitäten eines Kontakts anzeigen lassen. Das funktioniert aber nur, wenn er zum Standard-Konto gehört, in den Ordnern der anderen Konten wird nicht gesucht. Bei 2003 gab es eine Einstellung, bei dem man auch die getrennten Ordner in die Suche einbinden konnte. Wo finde ich das in Outlook 2010?