Bei der ständig steigenden E-Mail-Flut den Durchblick zu behalten, fällt täglich schwerer. So kennzeichnen Sie ausgesuchte Nachrichten automatisch nit einem Farbschema.

Outlook 2007 kann Nachrichten schon beim Eintreffen beliebigen – auch selbst definierten – Kategorien zuordnen und bereits im Posteingang farbig markieren. So sehen Sie auf einen Blick, ob wichtige E-Mails dabei sind. Anders als beim regelbasierten Verschieben von Nachrichten in Ordner entgehen Ihnen so keine bedeutenden Mails mehr.

Kategorien in Posteingang integieren
Stellen Sie zunächst sicher, dass die Spalte “Kategorien” im Posteingang angezeigt wird. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile mit den Spaltenüberschriften und öffnen den Kontextbefehl “Feldauswahl”. Im Kombinationsfeld wählen Sie “Alle E-Mail-Felder” und ziehen den Eintrag “Kategorien” in die Spaltenüberschriften des Posteingangs. Dann schließen Sie den Dialog “Feldauswahl”.

Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in der Spalte “Kategorien” auf eine Nachricht. Das Kontextmenü listet die definierten Sparten und Farben auf. Per Mausklick verknüpfen Sie diese mit der E-Mail. Wenn die Nachricht dieser Kategorie bereits angehört, löscht diese Aktion die Zuordnung. Sie können eine E-Mail übrigens mehreren Kategorien zuordnen.

Hinweis: Bei der ersten Zuordnung einer farbigen Sparte können Sie ihr eine aussagekräftige Bezeichnung zuweisen. Mit “Ansicht | Anordnen nach | Kategorien” betrachten Sie den Posteingang gruppiert nach Ihren Kategorien. Der Befehl “Ansicht | Anordnen nach | Datum” schaltet wieder zur Standardansicht.

Eigene Kategorien anlegen
Zum Anlegen weiterer Einteilungen öffnen Sie mit “Bearbeiten | Kategorisieren | Alle Kategorien” den Dialog “Farbkategorien”. Klicken Sie auf “Neu”. Dann geben Sie in den folgenden Dialog einen Namen ein, etwa “Werbung”. Darunter wählen Sie im Kombinationsfeld “Farbe” beispielsweise Dunkelblau. Schließen Sie das Fenster mit “OK”. Außerdem können Sie im Dialog “Farbkategorien” vorhandene Einträge umbenennen oder löschen. Beim Entfernen einer bereits verwendeten Einteilung bleiben die bisherigen Zuordnungen als Text erhalten. In der Spalte “Kategorien” sehen Sie dann nur noch die Bezeichnung ohne Farbmarkierung. Sie können diese Kategorie sogar später wieder einrichten. Das Zuordnen gleicher Farben zu verschiedenen Begriffsklassen ist zwar möglich, widerspricht aber dem Ordnungsgedanken der Kategorisierung.

E-Mails automatisch zuordnen
Besonders praktisch ist das automatische Zuordnen eintreffender Nachrichten in die definierten Untergruppen. Um diese Funktion einzurichten, öffnen Sie “Extras | Regeln und Benachrichtigungen”. Dort klicken Sie auf “Neue Regel”. Markieren Sie unter “Schritt 1: Vorlage auswählen” den Eintrag “Nachrichten bei Ankunft prüfen” und wählen Sie “Weiter”. Auf der folgenden Seite können Sie festlegen, welche Bedingungen eine E-Mail für eine bestimmte Kategorie erfüllen muss. Aktivieren Sie hier zum Beispiel die Option “mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse”, und klicken Sie im unteren Bereich des Dialogs auf den Link “bestimmten Wörtern”. Im nächsten Dialog tragen Sie etwa die Absenderadresse “ebay@ebay.de” ein, klicken auf “Hinzufügen” und bestätigen dann mit “OK”. Klicken Sie auf “Weiter” und markieren Sie die Option “diese der Kategorie zuordnen”. Dann klicken Sie im unteren Bereich des Dialogs auf den Link “Kategorie” und setzen im dann folgenden Dialog “Farbkategorien” das Häkchen für die gewünschte Kategorie “eBay”. Bestätigen Sie mit “OK” und klicken Sie im Regel-Assistenten auf “Weiter”.
Auf der folgenden Seite können Sie Ausnahmen definieren. Wenn Sie Gebotsbestätigungen nicht oder anders einteilen wollen, aktivieren Sie “außer mit bestimmten Wörtern im Betreff”. Klicken Sie erneut unten im Fenster auf “bestimmten Wörtern”. Im folgenden Dialog geben Sie “Gebot bestätigt” ein, klicken auf “Hinzufügen” und auf “OK”. Danach wählen Sie “Weiter” und tragen im Feld “1. Schritt: Regelnamen eingeben” einen Namen für diese Regel ein, etwa “eBay kategorisieren”. Bevor Sie den Assistenten mit “Fertigstellen” beenden, achten Sie darauf, dass die Option “Diese Regel aktivieren” mit einem Häkchen versehen ist.

Damit die automatische Zuordnung richtig funktioniert, stellen Sie die Standard-Outlook-Regel “Kategorie der E-Mails löschen (empfohlen)” vor alle anderen Regeln. Sonst würde sie eine später zugeordnete Kategorie wieder löschen. Markieren Sie also im Dialog “Regeln und Benachrichtigungen” den entsprechenden Eintrag und klicken Sie den nach oben gerichteten Pfeil, bis die Standardregel an erster Stelle in der Liste steht. Bestätigen Sie mit “Übernehmen” und “OK”.

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Gilt für: Outlook 2007