SVERWEIS-Funktion in OpenOffice Calc nutzen
Es kommt immer wieder mal vor, dass Sie Daten, die schon in einer Tabelle erfasst sind, noch einmal an anderer Stelle benötigen. Lassen Sie OpenOffice Calc solche Daten ganz einfach automatisch eintragen. Möglich macht dies die Funktion SVERWEIS, wie das folgende Beispiel zeigt.
Es gibt viele praktische Einsatzmöglichkeiten für eine solche automatisch Eingabehilfe. Denken Sie an eine Lagerverwaltung, in der zum Beispiel eine Tabelle den Lagerbestand erfasst und jeder Artikel eine eindeutige Artikelnummer besitzt. Wollen Sie auf einem anderen Tabellenblatt wegen einer Kundenanfrage prüfen, ob noch genügend Artikel auf Lage sind, müssen Sie nicht mühsam in den Stammdaten suchen: einfach nur die Artikelnummer eingeben, schon ermittelt SVERWEIS den zugehörigen Lagerbestand. Für diesen Tipp haben wir ein anderes Beispiel gewählt: Im Rahmen einer Leichtathletik-Veranstaltung findet ein 800-Meter-Lauf statt. In einer Tabelle namens “Stammdaten” sind Infos wie Name, Vereinsname, die Bestzeit oder die Vorjahresplatzierung festgehalten.
Stammdaten zu den Läufern
In einer zweiten Tabelle wollen Sie ein paar Infos zu einem Läufer einblenden, indem Sie nur den Namen des Läufers eintippen. Die Infos soll sich dann Calc mittels SVERWEIS aus der Stammdatentabelle heraussuchen. Im Beispiel wollen wir zum Namen auch den Vereinsnamen und die Vorjahrsplatzierung einblenden.
Die Stammdaten umfassen dabei im Beispiel den Bereich von A4 bis E11.
Die Informationen zu einem Läufer sollen dann auf dem zweiten Tabellenblatt zu sehen sein. Hier wählen wir ebenfalls A4 für die Eingabe des Namens. In Zelle B4 soll dann der Vereinsname stehen, in C4 die Vorjahresplatzierung.
Ein Problem soll dabei vermieden werden: Ist in A4 noch kein Name, würde eine Formel in B4 oder C4 eine Fehlermeldung erzeugen. Dies wird mit einer einfachen WENN-Abfrage verhindert. Geben Sie daher in Zelle B4 folgende Formel ein:
=WENN(A4="";"";SVERWEIS(A4;Stammdaten.$A$4:$E$11;5;0))
Die Wenn-Abfrage funktioniert so: Ist die Zelle A4 leer, bleibt auch B4 leer. Steht hingegen ein Name in A4, kommt die SVERWEIS-Funktion zu Einsatz. Die sieht zwar kompliziert aus, ist aber ganz einfach zu verstehen:
SVERWEIS(A4;Stammdaten.$A$4:$E$11;5;0)
Der erste Parameter ist der Suchbegriff, hier also der Name, der in A4 eingetragen wird.
Als zweiter Parameter wird ein Bereich (Matrix) angegeben, in dem der Suchbegriff in der ersten Spalte vorkommt. Da sich die Matrix auf einem anderen Tabellenblatt befindet, wird hier der Blattname genannt. Danach folgt ein Punkt (Hinweis: In Excel müssen Sie ein Ausrufezeichen verwenden), danach folgt der Bereich. Im Beispiel haben wir ihn mit absoluten Bezügen eingetragen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Formel jederzeit kopieren können, etwa nach B5, ohne dass sich der Bereich verändert.
Der dritte Parameter (hier: 5) gibt an, in welcher Zelle von links gezählt der gewünschte Inhalt zu finden ist. In der Matrix wird die Spalte ganz links mit 1 gezählt. Wir wollen den Vereinsnamen holen, was im Beispiel die 5. Spalte ist).
Der vierte Parameter ist in Calc auch notwendig, wenn wie im Beispiel die Stammdaten nicht alphabetisch aufsteigend sortiert sind in der ersten Spalte. Das zeigt die 0, die im Beispiel zwingend erforderlich ist, da ansonsten eine Fehlermeldung ausgegeben würde.
Um nun auch die Vorjahresplatzierung in C4 anzuzeigen, geben Sie folgende Formel in C4 ein:
=WENN(A4="";"";SVERWEIS(A4;Stammdaten.$A$4:$E$11;4;0))
Hinweis: Wenn Sie die Formel aus B4 nach C4 kopieren, werden die relativen Bezüge geändert, was zu einer Fehlermeldung führt. Besser also, Sie geben die Formel direkt ein. Achten Sie auch darauf, die richtige Spalte (hier: 4) anzugeben, um die Vorjahresplatzierung aus den Stammdaten zu übernehmen – dort ist die die vierte Spalte.
Nun reicht in A4 die Eingabe eines Namens, um die gewünschten Informationen zum Läufer automatisch zu sehen.
Automatische Infos dank SVERWEIS
Der Name sollte allerdings richtig geschrieben ein, andernfalls erhalten Sie in B4 und C4 die Fehlermeldung “#NV”.
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